1. Rejestracja działalności – szybko, bezpłatnie, online
Pierwszym krokiem jest rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG. Cały proces jest bezpłatny i możesz go przeprowadzić online – z domu, bez wizyty w urzędzie. Wystarczy przygotować dane osobowe, określić zakres działalności według kodów PKD oraz zdecydować, jaką formę opodatkowania wybierasz.
2. Jaką formę opodatkowania wybrać?
Wybór formy opodatkowania to decyzja, która będzie wpływać nie tylko na wysokość comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, ale również na sposób prowadzenia dokumentacji oraz dostępność ulg podatkowych. W Polsce do wyboru są trzy podstawowe formy opodatkowania:
- Skala podatkowa (tzw. zasady ogólne) to forma, która pozwala korzystać z szeregu ulg (np. ulgi na dzieci, internetowej) oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Stawki wynoszą 12% do 120 000 zł rocznego dochodu i 32% powyżej tej kwoty. To rozwiązanie opłacalne dla osób o niższych dochodach i/lub dużych kosztach uzyskania przychodu.
- Podatek liniowy (19%) to z kolei idealne rozwiązanie dla osób przewidujących wysokie dochody i niepotrzebujących korzystać z ulg. Atutem jest przewidywalność – niezależnie od zarobków, płacisz zawsze tę samą stawkę. Minusem – brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz brak prawa do większości odliczeń.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma uproszczona – rozliczasz się z fiskusem z przychodu, a nie dochodu, co oznacza, że nie możesz odliczyć kosztów uzyskania przychodu. Stawki są niskie (np. 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15%, 17%) i zależą od rodzaju działalności.
3. Składki ZUS – ile zapłacisz jako przedsiębiorca?
Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej? Dla wielu osób największym zaskoczeniem są comiesięczne składki ZUS, których wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania, przychodu lub dochodu, a także długości prowadzenia działalności. Wielu początkujących przedsiębiorców może skorzystać z ulg:
- Ulga na start – przez 6 miesięcy opłacasz tylko składkę zdrowotną.
- Preferencyjne składki ZUS – przez kolejne 24 miesiące składki społeczne naliczane są od niższej podstawy.
- Mały ZUS Plus – po okresie ulg, jeśli Twoje przychody są niskie, możesz nadal płacić niższe, proporcjonalne do dochodu, składki na ubezpieczenia społeczne.
4. Koszty stałe i dodatkowe
Poza składkami i podatkiem dochodowym, prowadzenie firmy generuje również inne, mniej oczywiste koszty. Warto je uwzględnić już na etapie planowania budżetu.
Do kosztów stałych zaliczyć należy przede wszystkim:
- księgowość – współpraca z biurem rachunkowym lub samodzielne prowadzenie rozliczeń;
- abonamenty za narzędzia – warto zaplanować kilka stałych opłat miesięcznych;
- telefon i internet.
Wśród kosztów dodatkowych znajdą się:
- zakup sprzętu (komputer, telefon, drukarka, urządzenia specjalistyczne),
- wynajem biura/lokalu (w przypadku działalności stacjonarnej),
- paliwo i transport (jeśli Twoja praca wymaga mobilności),
- ubezpieczenia dobrowolne (np. OC działalności),
- działania marketingowe – strona internetowa, reklamy online, wizytówki,
- szkolenia i rozwój – kursy, konferencje, licencje branżowe.
Działalność jednoosobowa koszty – zależą od Twojego modelu biznesowego i wyborów podatkowych. Wiele z tych wydatków możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i tym samym obniżyć podstawę opodatkowania.
5. Fakturowanie – od pierwszego dnia
Nawet jeśli Twoje obroty na początku są niewielkie, potrzebujesz systemu do wystawiania faktur. To obowiązek podatkowy, ale też wizytówka Twojej firmy. Papierowe druczki i arkusze Excel odchodzą do lamusa – dziś standardem jest profesjonalny program do fakturowania online.
Tu pojawia się Fakturownia – rozwiązanie, które pozwala wystawić fakturę online w mniej niż 30 sekund. Program działa w chmurze, jest intuicyjny i dostępny przez przeglądarkę lub aplikację mobilną. Co ważne, umożliwia wystawienie do trzech faktur miesięcznie całkowicie za darmo – to idealne rozwiązanie na start.
6. Dlaczego Fakturownia?
Fakturownia to coś więcej niż tylko strona do wystawiania faktur. To kompleksowy system do fakturowania, który oferuje:
- Oszczędność czasu – fakturę wystawisz dosłownie w kilka kliknięć.
- Mobilność – program działa na każdym urządzeniu i nie wymaga instalacji.
- Bezpieczeństwo – dane przechowywane są na szyfrowanych serwerach, z certyfikatem SSL i normą ISO 27001.
- Integracje – z KSeF, systemami płatności (PayU, PayPal, Przelewy24), wysyłką e-mail, a nawet ewidencją kosztów.
- Obsługę wielu walut i języków – co przydaje się w kontaktach międzynarodowych.
Dodatkowo Fakturownia oferuje możliwość przypisywania uprawnień różnym użytkownikom, generowanie przejrzystych raportów oraz archiwizację dokumentów. To narzędzie, które rozwija się razem z Twoją firmą – od startu po skalowanie biznesu.
7. Samodzielna księgowość – czy to możliwe?
Dzięki takim programom jak Fakturownia, coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie uproszczonej księgowości. Możesz wystawiać faktury, generować zestawienia sprzedaży, kontrolować płatności i przygotowywać dane do deklaracji podatkowych – wszystko z jednego miejsca. A jeśli zdecydujesz się na współpracę z księgowym, bez trudu udostępnisz mu dostęp do systemu lub wygenerujesz potrzebne pliki.
8. Narzędzia, które warto mieć na start
Poza programem do faktur, warto od początku zaopatrzyć się w:
- konto bankowe firmowe,
- podpis elektroniczny lub profil zaufany,
- CRM do zarządzania klientami (nawet jeśli na początku nie masz dużo kontraktów),
- prosty planer zadań lub kalendarz,
- system do wystawiania i archiwizacji dokumentów
Podsumowanie – od planu do działania
Prowadzenie jednoosobowej działalności nie musi być skomplikowane. Rejestracja firmy, wybór opodatkowania i ogarnięcie ZUS-u to tylko początek. Kluczem do efektywnego działania jest korzystanie z prostych, skutecznych narzędzi – takich jak Fakturownia. Dzięki nim nie tylko wystawisz fakturę online, ale też zyskasz pełną kontrolę nad finansami firmy już od pierwszego dnia.
Jeśli zastanawiasz się, jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej, pamiętaj – nie chodzi tylko o ZUS i podatki. Kosztem może być też Twój czas. Dlatego warto inwestować w rozwiązania, które go oszczędzają – a Fakturownia to jeden z nich.
Autor: Katarzyna Pajączek