Business Process Automation (BPA) odgrywa fundamentalną rolę w kontekście budowania rynkowej konkurencyjności. Szczególny postęp w tym obszarze nastąpił w ostatnich latach dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań klasy low-code, na bazie których powstają aplikacje adresujące konkretne wyzwania firm, np. elektroniczny obieg faktur.
Jak usprawnić obieg faktur za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów?
Faktura to nic innego jak dokument poświadczający, że pomiędzy minimum dwoma podmiotami doszło do transakcji finansowej. Może ona funkcjonować:
- w formie fizycznej (druk),
- w formie elektronicznej (plik cyfrowy).
Postać faktury ma istotne znaczenie w kontekście jej procesowania (obieg faktur). Zdecydowanie bardziej czasochłonne i problematyczne jest przetwarzanie i przechowywanie dokumentów w formie fizycznej, nieco mniej – procedowanie wersji zapisanych w pamięci komputera, jednak wciąż obsługiwanych przez człowieka (np. przesyłanych mailem, skanowanych, porządkowanych na dysku itp.).
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie polegające na wykorzystaniu technologii do usprawnienia i uporządkowania procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją w firmie – w tym obiegu faktur – poprzez ich cyfryzację oraz automatyzację. Wówczas czasochłonne, powtarzalne zadania zostają delegowane z ludzi na system (oprogramowanie EOD), a poszczególne procesy funkcjonują jako usystematyzowane i zautomatyzowane obiegi, co jest decydujące w kontekście usprawnienia działania przedsiębiorstwa. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów może obejmować całą organizację lub tylko wybrane procesy realizowane w jej obrębie; wszystko zależy od indywidualnych potrzeb, wyzwań oraz możliwości firmy.
Automatyzacja elektronicznego obiegu faktur w firmie z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi
Zasadniczo im większa skala działalności firmy, tym większe wyzwania związane z obsługą dokumentów finansowych, takich jak faktury. Zaawansowane technologie wykorzystujące sztuczną inteligencję (AI) oferują nowe możliwości w zakresie przetwarzania dokumentacji. Jedną z nich są moduły OCR bazujące na wykorzystaniu sieci neuronowych.
Dzięki tej technologii możliwe jest automatyczne odczytywanie kluczowych danych z dokumentów, takich jak numer faktury, NIP kontrahenta, data wystawienia, wartość brutto czy numer konta bankowego. Niektóre narzędzia umożliwiają nawet możliwość manualnego “uczenia” modułu OCR: w efekcie, nawet gdy analizowany dokument znacząco różni się od ogólnie przyjętych standardów, moduł zachowa wysoką skuteczność rozpoznawania treści.
Opisane rozwiązanie jest o tyle korzystne, że umożliwia jeszcze szybsze zaksięgowanie faktury oraz jej automatyczne przypisanie do odpowiedniego projektu, działu czy budżetu. Zwiększa to efektywność operacyjną i minimalizuje ryzyko błędów procesowych.
Integracja nowoczesnych rozwiązań wspierających efektywność z systemami ERP i programami księgowymi
Integracja systemu EOD, systemu ERP i systemu księgowego to jedno z kluczowych przedsięwzięć w kontekście pełnej automatyzacji obiegu faktur. Dopracowana architektura aplikacji i rozwiązań skutecznie wspiera działalność firmy, umożliwiając sprawne przesyłanie danych między różnymi platformami. Natomiast mądrze dobrane narzędzia biznesowe przyspieszają ich analizę oraz weryfikację – m.in. pod kątem Mądrze dobrane zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi (np. Krajowym Systemem e-Faktur). rozwiązania pozwalają też na automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich kategorii oraz na szybkie wprowadzanie danych do programu księgowego.
Analiza i monitorowanie procesów a elektroniczny obieg faktur kosztowych
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zbudowanego na bazie nowoczesnego rozwiązania – np. platforma low-code – daje szereg korzyści z punktu widzenia całej organizacji. Jedną z nich jest zdolność do dynamicznego monitorowania procesów. Wykorzystując zaawansowane algorytmy, systemy EOD zbudowane na bazie dojrzałych platform klasy low-code mogą umożliwiać analizowanie czasu przetwarzania faktur na każdym etapie, identyfikowanie potencjalnych wąskich gardeł, a także wspierać przewidywanie przyszłych obciążeń działów odpowiedzialnych za przetwarzanie dokumentów (system może np. identyfikować najczęstsze błędy lub sugerować optymalizację kroków w procesie akceptacji faktur). Wówczas przedsiębiorstwa są w stanie podejmować trafniejsze decyzje biznesowe, eliminując te elementy, które spowalniają poszczególne projekty oraz usprawniając przepływ dokumentów w firmie.
